La réunion est un évènement important pour parler de certains points dans l’entreprise. La bonne réalisation de cette réunion est l’un des moyens pour atteindre les objectifs de l’entreprise. C’est pourquoi il est primordial de bien la préparer. Tout cela doit se faire en suivant les étapes que nous vous proposons de découvrir dans la suite de cet article.
Quelles sont les étapes à suivre pour la réalisation de votre réunion ?
La réunion dans une entreprise doit être un moment d’échanges entre les participants. Mais pour y arriver, il vous faut passer par plusieurs étapes indispensables. Pour éviter de faire des erreurs, ne brûlez pas les étapes. Bien qu’indispensable, le choix du lieu pour la tenue de votre réunion doit être fait en dernier. N’ayez aucune crainte, pour toute location salle de conférence à Paris, vous pouvez vous adresser au groupe formeret.
Il est essentiel de définir les objectifs de la réunion que vous souhaitez atteindre. Cela vous permettra de définir le type de réunion, le type de salle, etc. Il faut déterminer s’il s’agit d’une réunion d’information pour partager une vision, faire un bilan ou faire des échanges. La réunion peut aussi avoir comme objectif de résoudre des problèmes ou de décider ensemble.
La prochaine étape est de fixer l’ordre du jour pour la réunion. Il s’agit de déterminer les points à discuter durant la réunion. Ces points servent aussi de suivi pour le respect du programme et pour conduire la discussion. Ils indiquent aussi aux participants quand ils vont intervenir. Les priorités doivent être abordées en premier.
Vous devez aussi savoir qui vont intervenir dans votre réunion et leur nombre. Il n’est pas nécessaire d’inviter des participants qui n’auront rien à dire. Il faut avoir des participants actifs pour rendre la réunion moins ennuyeuse. Pour une conduite efficace de votre réunion, donnez un rôle aux participants. L’un peut jouer le rôle du facilitateur, un secrétaire pour la prise de notes et un catalyseur de décisions pour aider l’équipe dans la prise de décision.
Il est maintenant temps pour vous de déterminer la date de la réunion. Choisissez une date à laquelle tout le monde sera libre. Ce choix dépend toujours du type de réunion que vous organisez. Le mieux est de débuter la matinée, pour le cas d’un brainstorming, pendant que les idées sont encore fraîches. L’après-midi est parfait pour permettre aux participants de finir des tâches ou de se préparer à la réunion.
Le lieu de la tenue de la réunion dépend du type de réunion à faire et prend en compte le nombre des participants. C’est mieux d’utiliser la salle de réunion de l’entreprise pour éviter les déplacements et les dépenses inutiles. Mais dans certains cas, il vaut mieux louer une salle de réunion à l’extérieur de l’entreprise.
Les points à relever après la réunion
Une fois la réunion finie, n’oubliez pas de noter les décisions prises et les plans d’actions pour la réalisation. Le compte rendu est une sorte de suivi pour toutes les décisions prises. Ce document sera envoyé à tous les participants pour leur propre suivi.